Controle documental
Como evitar o uso de documentos obsoletos na operação
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O problema raramente é má intenção. Alguém imprimiu um procedimento há seis meses, colocou na prancheta da linha e nunca soube que uma revisão foi publicada. A prevenção passa por três frentes: publicação, sinalização e recolhimento.
Publique em um único ponto de verdade
Se existe apenas um lugar onde a versão vigente pode ser consultada, a chance de alguém usar uma cópia antiga cai drasticamente. Cópias locais devem ser tratadas como não controladas.
Sinalize o status no próprio documento
- Marca d'água ou tarja visível para versões obsoletas
- Número de versão e data de aprovação no cabeçalho ou rodapé
- Indicação clara de cópia não controlada em impressos
Recolha ativamente as cópias impressas
Quando a impressão é necessária, registre onde cada cópia está. Ao publicar uma nova versão, o recolhimento vira uma tarefa com responsável e prazo, não uma boa intenção.
Notifique quem usa o documento
A publicação de uma nova versão deve gerar aviso automático aos departamentos afetados, com confirmação de leitura para os documentos críticos.
Em resumo
Obsolescência se controla com publicação única, sinalização visível e notificação automática de quem depende do documento.
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