Controle documental
Controle de versões: exemplos práticos e boas práticas
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Controle de versão existe para responder duas perguntas: qual é a versão válida agora e o que mudou em relação à anterior. Tudo o mais é detalhe de implementação.
Quando criar uma nova versão
- Mudança no fluxo do processo ou nas responsabilidades
- Alteração de critério de aceitação, limite ou parâmetro
- Inclusão ou exclusão de etapa, registro ou formulário
- Correção de erro que afeta a execução
Quando não criar
Ajustes puramente editoriais, como correção ortográfica que não altera o sentido, podem ser tratados como revisão menor, desde que a regra esteja definida no procedimento de controle de documentos.
Exemplo prático de histórico
- v01, 12/03/2024 — Emissão inicial
- v02, 08/09/2024 — Inclusão da etapa de inspeção de recebimento
- v03, 21/02/2025 — Alteração do limite de tolerância de 2% para 1,5%
- v04, 05/01/2026 — Atualização de responsáveis após reestruturação
Boas práticas que evitam confusão
- Descreva o que mudou em cada versão, em uma frase objetiva
- Mantenha apenas a versão vigente disponível para consulta geral
- Preserve as versões anteriores em histórico, marcadas como obsoletas
- Vincule a aprovação à versão, nunca ao documento em geral
Em resumo
Um bom histórico de versões conta a evolução do processo. Se ele só mostra datas, está incompleto.
Quer controlar tudo isso em um só lugar?
Versionamento, aprovações e trilha de auditoria na Trackdoc.
