SGI
Como organizar procedimentos, instruções e formulários em um SGI
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Em um Sistema de Gestão Integrado, a documentação funciona melhor em camadas. Cada camada responde a uma pergunta diferente e não deve invadir o território da outra.
As quatro camadas
- Manual ou política: por que fazemos e quais são as diretrizes
- Procedimento: o que é feito, por quem e em qual sequência
- Instrução de trabalho: como executar a tarefa, no detalhe operacional
- Formulário e registro: a evidência de que foi feito
Padronize a codificação
Um código previsível reduz retrabalho. Um padrão comum combina tipo, área e sequência, por exemplo POP-QUA-014 ou IT-MAN-022. O importante é que o padrão seja único e documentado.
Uma norma, vários requisitos, um documento
Em SGI, evite criar documentos separados para ISO 9001, 14001 e 45001 quando o processo é o mesmo. Um único procedimento pode atender aos três, referenciando os requisitos aplicáveis.
Regras de manutenção que evitam inchaço
- Todo documento tem um dono nomeado
- Toda revisão registra o que mudou
- Documento sem uso em dois ciclos é candidato a cancelamento
Em resumo
Estrutura em camadas, codificação padronizada e dono definido são o que mantém um SGI enxuto ao longo dos anos.
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