Compliance
Rastreabilidade documental: o que o auditor realmente procura
Mais do que documentos bonitos, o auditor procura a linha do tempo que conecta decisão, aprovação e uso.
5 min de leitura
Rastreabilidade é a capacidade de reconstruir a história de um documento sem depender da memória de ninguém. É isso que transforma uma afirmação em evidência.
As perguntas que sustentam a rastreabilidade
- Quem criou o documento e quando?
- Quem revisou e o que foi alterado em cada versão?
- Quem aprovou, em qual etapa e em qual data?
- Quando a versão foi publicada e quem foi notificado?
- Quem leu e confirmou o entendimento?
- Quando a versão anterior foi tornada obsoleta?
A trilha precisa ser imutável
Se qualquer usuário pode editar o histórico, o histórico não é evidência. Registros de auditoria devem ser gravados automaticamente pelo sistema, sem possibilidade de alteração ou exclusão pelos usuários.
Rastreabilidade por amostragem
O auditor normalmente escolhe dois ou três documentos e puxa o fio inteiro. Se a linha do tempo se sustenta nesses casos, a confiança se estende ao restante do sistema. Se quebra em um, o escopo da verificação aumenta.
Em resumo
Prepare-se testando você mesmo: escolha um documento aleatório e tente reconstruir toda a sua história em cinco minutos.
