Qualidade
Como reduzir não conformidades causadas por falhas documentais
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Falha documental costuma aparecer como causa raiz em auditorias e investigações de desvio. A boa notícia é que esse grupo de causas responde bem a controles simples e sistemáticos.
As causas mais frequentes
- Uso de versão obsoleta na execução
- Procedimento que não reflete a prática real do processo
- Ausência de evidência de treinamento ou leitura
- Registro incompleto ou preenchido fora do prazo
- Documento aprovado por quem não tem competência definida
Controles que reduzem a recorrência
- Versão vigente única e acessível no ponto de uso
- Fluxo de aprovação com aprovadores definidos por tipo de documento
- Confirmação de leitura obrigatória para documentos críticos
- Alertas automáticos de validade e revisão programada
- Revisão do procedimento após todo desvio relevante
Feche o ciclo com análise de causa
Quando uma não conformidade tem origem documental, a ação corretiva precisa alcançar o documento, não apenas o caso. Corrigir o lote e deixar o procedimento como estava garante a repetição do problema.
Meça para melhorar
Acompanhe o percentual de não conformidades com causa documental. Se esse indicador não cai ao longo dos ciclos, o controle de documentos ainda não está funcionando como deveria.
Em resumo
Ataque a causa documental na origem: versão única, aprovação formal, leitura comprovada e revisão programada.
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